Umowa licencyjna użytkownika końcowego KSeF CRM

Obowiązuje od: 17 października 2026 r.

Niniejsza Umowa licencyjna („Umowa”) zostaje zawarta między ARTISMEDIA Sp. z o.o. („Licencjodawca”) a organizacją lub osobą, która instaluje lub używa Aplikacji na swoim koncie Bitrix24 („Licencjobiorca”).

Instalując lub używając Aplikacji, akceptujesz Umowę. Jeśli się nie zgadzasz, nie instaluj i nie używaj Aplikacji. Akceptując w imieniu organizacji, potwierdzasz umocowanie do jej reprezentowania.

KSeF CRM to niezależne oprogramowanie, nie jest produktem Ministerstwa Finansów ani nie jest z nim powiązane ani przez nie rekomendowane. „KSeF” (Krajowy System e-Faktur) to nazwa systemu Ministerstwa, używana wyłącznie do opisania, z czym integruje się Aplikacja.

1. Definicje

1.1. Aplikacja — oprogramowanie KSeF CRM udostępniane jako usługa chmurowa, które łączy konto Bitrix24 z KSeF: tworzy faktury ustrukturyzowane FA(3) z faktur Bitrix24, wysyła je do KSeF, odbiera status, numer KSeF i urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), pobiera z KSeF faktury wystawione na Licencjobiorcę, sprawdza dostawców w Wykazie podatników VAT („Biała lista”) i importuje faktury do CRM, wraz z aktualizacjami i dokumentacją.

1.2. Konto Bitrix24 — chmurowe konto Bitrix24 lub instalacja on-premise Licencjobiorcy, na której zainstalowano Aplikację.

1.3. Market — Bitrix24 Market, przez który dystrybuowana jest Aplikacja.

1.4. KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministra Finansów, w środowisku testowym (TE), przedprodukcyjnym (DEMO) lub produkcyjnym (PROD).

1.5. Token KSeF — token uwierzytelniający wygenerowany przez Licencjobiorcę w KSeF (np. w Aplikacji Podatnika KSeF) i wpisany do Aplikacji, aby mogła działać w KSeF w kontekście NIP Licencjobiorcy.

1.6. Faktura wysłana — faktura utworzona przez Aplikację z faktury Bitrix24 i wysłana do KSeF. Faktura zakupowa — faktura wystawiona na Licencjobiorcę przez innego podatnika i pobrana z KSeF przez Aplikację.

1.7. Plan Free, Plan Pro, Okres próbny, Subskrypcja — jak opisano w pkt 4.

2. Co robi Aplikacja

2.1. Zakładka KSeF w fakturach. W fakturze Bitrix24 Aplikacja pokazuje podgląd faktury ustrukturyzowanej (sprzedawca, nabywca, pozycje, stawki VAT, sumy), wskazuje brakujące lub błędne dane i na żądanie użytkownika wysyła fakturę do KSeF jako fakturę VAT, korygującą (KOR), zaliczkową (ZAL) lub rozliczeniową (ROZ). Następnie pokazuje status w KSeF, numer KSeF, UPO i wizualizację z kodem QR do weryfikacji w KSeF.

2.2. Zapis do Bitrix24. Po przyjęciu faktury przez KSeF Aplikacja zapisuje numer KSeF, status i link weryfikacyjny w polach faktury oraz dodaje komentarz na osi czasu z plikiem UPO.

2.3. Faktury zakupowe. Aplikacja okresowo (domyślnie co 6 godzin, nie częściej niż co 15 minut) i na żądanie pobiera z KSeF faktury wystawione na NIP Licencjobiorcy, pokazuje je na liście, sprawdza NIP i rachunek dostawcy na Białej liście, a na żądanie użytkownika importuje fakturę do CRM: znajduje lub tworzy firmę dostawcy po NIP, tworzy deal lub element procesu inteligentnego zgodnie z ustawieniami, dodaje komentarz z plikiem XML i tworzy zadanie „Zatwierdź do zapłaty”.

2.4. Aplikacja zapisuje na koncie Bitrix24 wyłącznie to, co wskazano w pkt 2.2 i 2.3, pola faktury „Numer KSeF”, „Status KSeF” i „Link weryfikacyjny KSeF”, elementy interfejsu potrzebne do jej uruchomienia (zakładka w fakturach) oraz subskrypcję powiadomienia o odinstalowaniu. Nie usuwa rekordów CRM.

2.5. Konkretny zakres funkcji wynika z aktualnej wersji Aplikacji i jej opisu w Markecie. Podział funkcji między Plan Free i Plan Pro określa pkt 4.2.

3. Udzielenie licencji

3.1. Licencjodawca udziela Licencjobiorcy niewyłącznej, nieprzenoszalnej, ogólnoświatowej, odwołalnej licencji na korzystanie z Aplikacji na koncie Bitrix24 Licencjobiorcy na potrzeby jego działalności, przez czas instalacji Aplikacji. Funkcje Planu Pro są dostępne tylko w Okresie próbnym lub przy aktywnej Subskrypcji.

3.2. Licencjodawca nie ogranicza liczby użytkowników Bitrix24 korzystających z Aplikacji; wynika ona z planu Bitrix24 Licencjobiorcy.

3.3. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Aplikacji pozostają przy Licencjodawcy. Dane, faktury, UPO i Token KSeF Licencjobiorcy pozostają jego własnością.

4. Plany, subskrypcja i płatności

4.1. Plany. Instalacja Aplikacji jest bezpłatna. Dostępne są dwa plany: bezpłatny Plan Free bez limitu czasu i płatny Plan Pro. Jedna Subskrypcja obejmuje jedno konto Bitrix24 (identyfikowane identyfikatorem instalacji member_id) i jeden skonfigurowany w nim kontekst KSeF (NIP); cena nie zależy od liczby użytkowników ani faktur.

4.2. Funkcje w planach:

Liczniki miesięczne obejmują faktury zakupowe pobrane przez Aplikację (każda liczona raz) oraz faktury wysłane do KSeF (liczy się każda wysyłka, także korekty i faktury odrzucone później przez KSeF). Liczniki zerują się pierwszego dnia miesiąca (UTC) i nie zerują się po ponownej instalacji. Faktury ponad limit Planu Free nie przepadają: pozostają w KSeF i zostaną pobrane w kolejnym miesiącu lub po przejściu na Plan Pro.

4.3. Ceny. Cena Planu Pro za jedno konto Bitrix24 wynosi 19 € miesięcznie lub 190 € rocznie, netto (bez VAT); jest też podana w Aplikacji i w opisie w Markecie. Wiążąca jest cena pokazana w Aplikacji i na stronie płatności Stripe w chwili rozpoczęcia Subskrypcji.

4.4. Okres próbny. Okres próbny Planu Pro rozpoczyna się automatycznie przy pierwszej instalacji lub pierwszym otwarciu Aplikacji i trwa 14 dni, bez karty płatniczej. Przysługuje raz na konto Bitrix24. Po jego zakończeniu bez Subskrypcji konto przechodzi na Plan Free bez żadnych opłat. Jeśli Subskrypcja zostanie rozpoczęta w Okresie próbnym, pozostałe dni są zachowane, a pierwsza płatność następuje po jego zakończeniu.

4.5. Kto może kupić Subskrypcję. Rozpocząć, zmienić lub anulować Subskrypcję może tylko administrator Bitrix24 Licencjobiorcy, z poziomu Aplikacji. Administrator potwierdza swoje umocowanie do zakupu w imieniu Licencjobiorcy.

4.6. Płatność. Licencjodawca pobiera płatności bezpośrednio, nie przez Market. Płatność odbywa się na stronie Stripe Checkout i jest obsługiwana przez Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia). Licencjodawca nie otrzymuje ani nie przechowuje danych kart płatniczych.

4.7. Rozliczenie i odnowienie. Subskrypcja jest płatna z góry za każdy miesiąc lub rok i odnawia się automatycznie do czasu anulowania.

4.8. Anulowanie. Licencjobiorca może anulować Subskrypcję w każdej chwili przez „Zarządzaj subskrypcją” w Aplikacji (Stripe Customer Portal) lub e-mailem na artismediaeu@gmail.com. Anulowanie działa z końcem bieżącego opłaconego okresu.

4.9. Nieudana płatność. Jeśli płatność za odnowienie się nie powiedzie, Plan Pro pozostaje dostępny do końca opłaconego okresu i dodatkowo przez 7 dni, po czym konto przechodzi na Plan Free.

4.10. Odinstalowanie nie anuluje Subskrypcji. Należy ją anulować przed odinstalowaniem albo napisać do nas — anulujemy ją na żądanie.

4.11. Zmiana cen wymaga powiadomienia administratora Bitrix24 Licencjobiorcy z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem i obowiązuje od pierwszego odnowienia po tym terminie.

4.12. VAT i faktury. Ceny nie zawierają VAT. VAT oblicza Stripe Tax na podstawie adresu i numeru VAT podanych przy płatności (dla klientów z Polski — 23% VAT; dla firm z innych państw UE z ważnym numerem VAT UE — odwrotne obciążenie). Faktury za Subskrypcję są wystawiane przez Stripe i dostępne w Customer Portal; gdy wymaga tego prawo, Licencjodawca wystawia je także w KSeF.

4.13. Zwroty reguluje Polityka zwrotów i anulowania KSeF CRM (https://ksef.ai-automation-agency.biz/legal/refund?lang=pl), stanowiąca część Umowy.

4.14. Powrót do Planu Free. Po zakończeniu Planu Pro ponownie obowiązują miesięczne limity Planu Free, a sprawdzanie Białej listy i automatyczne pobieranie zostają wyłączone; wysłane faktury, numery KSeF i UPO zapisane w Bitrix24 pozostają tam, a pliki można pobierać z Aplikacji, dopóki jest zainstalowana.

5. KSeF, faktury i obowiązki podatkowe

5.1. Licencjobiorca sam wystawia swoje faktury. Aplikacja jest narzędziem: tworzy plik FA(3) z danych faktury Bitrix24 Licencjobiorcy i ustawień Aplikacji i wysyła go do KSeF, gdy użytkownik Licencjobiorcy kliknie „Wyślij”. Wystawcą faktury pozostaje Licencjobiorca, który ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej treść i zgodność z ustawą o VAT i innymi przepisami podatkowymi, w tym za dane sprzedawcy i nabywcy, numer i daty faktury, stawki i zwolnienia z VAT, oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności, przeliczenie waluty i moment wystawienia.

5.2. Walidacja nie jest doradztwem podatkowym. Aplikacja sprawdza fakturę względem schematu FA(3) opublikowanego przez Ministerstwo Finansów i podstawowych reguł (suma kontrolna NIP, daty, stawki, sumy). Pozytywny wynik nie oznacza, że faktura jest poprawna w świetle prawa podatkowego. Podpowiedzi Aplikacji (np. o MPP powyżej 15 000 zł, stawce dla nabywcy z UE czy stawce 0%) wymagają weryfikacji przez Licencjobiorcę.

5.3. Faktur w KSeF nie można usunąć. Po przyjęciu przez KSeF i nadaniu numeru KSeF fakturę można zmienić tylko fakturą korygującą. Licencjobiorca odpowiada za wybór środowiska: faktury wysłane do środowiska TESTOWEGO lub DEMO nie wywołują skutków prawnych; faktury wysłane do środowiska PRODUKCYJNEGO są wiążące. Nowa instalacja zaczyna w środowisku TESTOWYM; przełączenia na PRODUKCJĘ dokonuje administrator Bitrix24 Licencjobiorcy.

5.4. Token KSeF. Licencjobiorca sam generuje Token KSeF w KSeF, z wybranymi przez siebie uprawnieniami (Aplikacja potrzebuje uprawnień do wystawiania i przeglądania faktur), i odpowiada za aktualność listy tokenów, w szczególności za unieważnienie tokena w KSeF po odinstalowaniu Aplikacji lub gdy nie chce już, by Aplikacja działała w jego imieniu. Każdy, kto może użyć Tokena KSeF, może wystawiać faktury w KSeF w imieniu Licencjobiorcy w zakresie uprawnień tokena; Licencjodawca przechowuje token w postaci zaszyfrowanej i używa go wyłącznie zgodnie z Polityką prywatności.

5.5. Dostępność KSeF. Aplikacja zależy od KSeF, jego API, limitów i prac serwisowych oraz od usług Białej listy i kursów NBP — prowadzonych przez polskie organy publiczne i niezależnych od Licencjodawcy. W czasie awarii KSeF Aplikacja może nie móc wysyłać ani pobierać faktur; za skorzystanie z trybów offline lub awaryjnego przewidzianych w przepisach odpowiada Licencjobiorca. Obecna wersja Aplikacji nie wystawia faktur w trybie offline.

5.6. Biała lista. Wynik sprawdzenia to odpowiedź usługi Ministerstwa na dany dzień, pokazywana z identyfikatorem zapytania. O zapłacie i rachunku decyduje Licencjobiorca, który odpowiada też za ewentualne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego.

5.7. To nie jest system księgowy. Aplikacja nie prowadzi rejestrów VAT ani ksiąg i nie zastępuje systemu księgowego ani raportowania JPK.

6. Ograniczenia

Licencjobiorca nie może: (a) kopiować, modyfikować, dekompilować ani poddawać inżynierii wstecznej Aplikacji, chyba że zezwalają na to bezwzględnie obowiązujące przepisy; (b) odsprzedawać, sublicencjonować ani udostępniać Aplikacji osobom trzecim jako usługi; (c) obchodzić zabezpieczeń, kontroli dostępu, limitów planu lub limitów KSeF; (d) używać Aplikacji do wystawiania faktur fikcyjnych, oszukańczych lub wprowadzających w błąd ani w inny sposób naruszać prawa; (e) zakłócać działania Aplikacji lub ją przeciążać.

7. Obowiązki Licencjobiorcy

7.1. Licencjobiorca odpowiada za dane wprowadzone na konto Bitrix24 i do Aplikacji oraz za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania zawartych w nich danych osobowych.

7.2. Licencjobiorca odpowiada za uprawnienia nadane użytkownikom. Domyślnie każdy użytkownik, który może otworzyć fakturę Bitrix24, może wysłać ją do KSeF; administrator Bitrix24 może w ustawieniach ograniczyć wysyłkę do administratorów. Ustawienia KSeF, Token KSeF i subskrypcję może zmieniać tylko administrator Bitrix24.

7.3. Licencjobiorca potwierdza, że jest uprawniony do działania w KSeF w kontekście NIP wpisanego do Aplikacji.

8. Bitrix24 on-premise

Aplikacja działa z Bitrix24 on-premise, jeśli konto i serwery Licencjodawcy mogą łączyć się przez HTTPS. Funkcje działające w tle (zapis numeru KSeF po opóźnionym przetworzeniu) mogą wymagać podłączenia instalacji on-premise do sieci Bitrix24.

9. Dane osobowe

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Polityką prywatności KSeF CRM (https://ksef.ai-automation-agency.biz/legal/privacy?lang=pl). Jej pkt 11 (Umowa powierzenia przetwarzania danych, art. 28 RODO) stanowi integralną część Umowy.

10. Dostępność, wsparcie i aktualizacje

10.1. Licencjodawca dokłada starań, aby Aplikacja była dostępna, ale nie gwarantuje działania bez przerw i błędów.

10.2. Wsparcie: e-mail artismediaeu@gmail.com, od poniedziałku do piątku w godz. 9:00–18:00, po polsku, angielsku lub rosyjsku; staramy się odpowiadać w ciągu jednego dnia roboczego. Wsparcie nie obejmuje doradztwa księgowego, prawnego ani podatkowego.

10.3. Aktualizacje, w tym zmiany wymagane przez nowe wersje API KSeF lub schematu FA, Licencjodawca instaluje automatycznie i bez dodatkowych opłat.

11. Wyłączenie gwarancji

W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Aplikacja jest udostępniana „tak jak jest” i „w miarę dostępności”, bez jakichkolwiek gwarancji, wyraźnych ani dorozumianych.

12. Ograniczenie odpowiedzialności

12.1. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Licencjodawca nie odpowiada za szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę danych, przerwy w działalności ani za zobowiązania podatkowe, odsetki, sankcje i kary nałożone na Licencjobiorcę, w tym wynikające z treści faktury, wyboru środowiska, braku lub opóźnienia faktury w KSeF albo zapłaty na rachunek spoza Białej listy.

12.2. Łączna odpowiedzialność Licencjodawcy z tytułu Umowy jest ograniczona do kwoty 100 EUR lub kwoty zapłaconej przez Licencjobiorcę za Subskrypcję w ciągu poprzednich 12 miesięcy, w zależności od tego, która jest wyższa.

12.3. Umowa nie ogranicza odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można ograniczyć na mocy prawa, w tym praw konsumentów.

13. Czas trwania i rozwiązanie

13.1. Umowa obowiązuje od instalacji do odinstalowania Aplikacji.

13.2. Licencjobiorca może ją rozwiązać w każdej chwili, odinstalowując Aplikację. Odinstalowanie nie anuluje Subskrypcji (pkt 4.10) i nie unieważnia Tokena KSeF w KSeF (pkt 5.4).

13.3. Licencjodawca może zawiesić lub zakończyć dostęp w razie istotnego naruszenia Umowy albo wycofać Aplikację z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; Subskrypcja zostaje wtedy anulowana.

13.4. Po odinstalowaniu dane przechowywane na serwerach Licencjodawcy (w tym Token KSeF oraz kopie faktur i UPO) są usuwane zgodnie z Polityką prywatności. Faktury pozostają w KSeF; numery KSeF, pola i komentarze — na koncie Bitrix24.

14. Zmiany

Licencjodawca może aktualizować Umowę. Aktualna wersja: https://ksef.ai-automation-agency.biz/legal/license?lang=pl. Istotne zmiany wchodzą w życie nie wcześniej niż 30 dni od publikacji; dalsze korzystanie oznacza ich akceptację.

15. Prawo właściwe i spory

15.1. Umowa podlega prawu Rzeczypospolitej Polskiej, z wyłączeniem norm kolizyjnych i Konwencji wiedeńskiej o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów.

15.2. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Licencjodawcy w Warszawie, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej (w szczególności dla konsumentów).

16. Postanowienia końcowe

16.1. Nieważność któregoś z postanowień nie wpływa na ważność pozostałych.

16.2. Umowa wraz z Polityką prywatności i Polityką zwrotów stanowi całość porozumienia dotyczącego Aplikacji.

16.3. Umowa jest publikowana w wersji polskiej i angielskiej. W razie rozbieżności dla Licencjobiorców z siedzibą w Polsce rozstrzyga wersja polska, dla pozostałych — angielska.